Kiểm Nghiệm Hàng Hoá: Quy Trình, Tiêu Chuẩn Và Cách Chọn Đơn Vị Uy Tín

Kiểm nghiệm hàng hoá là hoạt động lấy mẫu đại diện, phân tích mẫu trong phòng thử nghiệm và đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn tương ứng, nhằm kết luận lô hàng đạt hay không đạt. Quy trình chuẩn gồm 6 bước: Xác định chỉ tiêu, lấy mẫu và niêm phong, vận chuyển, bảo quản và xử lý mẫu, phân tích, phát hành báo cáo (CoA). Với doanh nghiệp B2B, báo cáo từ phòng thử nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025:2017 là chứng cứ kỹ thuật độc lập phục vụ thông quan, thanh toán L/C và giải quyết tranh chấp hợp đồng.

KEY TAKEAWAYS CHO DOANH NGHIỆP

• Yêu cầu cốt lõi: Kết quả kiểm nghiệm chỉ có giá trị thương mại và pháp lý khi chỉ tiêu phân tích nằm trong phạm vi được công nhận của phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025:2017, và phương pháp lấy mẫu đúng chuẩn ngành hàng – Gafta No. 124 cho ngũ cốc và thức ăn chăn nuôi, FOSFA cho dầu và hạt có dầu, ISO 18135 cho nhiên liệu sinh khối rắn.
• Thay đổi pháp lý cần cập nhật: Từ 01/01/2026, Luật số 78/2025/QH15 chuyển cách quản lý từ “hàng hóa nhóm 1 – nhóm 2” sang ba mức độ rủi ro: thấp, trung bình và cao. Nghị định 37/2026/NĐ-CP ban hành và có hiệu lực từ 23/01/2026 quy định chi tiết trình tự kiểm tra, miễn và giảm kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu. Trong lĩnh vực an toàn thực phẩm, Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn tiếp tục được áp dụng. Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/4/2026 đã tạm ngưng hiệu lực Nghị định 46/2026/NĐ-CP và Nghị quyết 66.13/2026/NQ-CP cho đến khi Luật An toàn thực phẩm (sửa đổi) có hiệu lực.

Kiểm nghiệm hàng hoá là gì và tại sao doanh nghiệp B2B cần quan tâm

Năm 2024, Liên minh châu Âu phát đi 5.268 cảnh báo về nông sản, thực phẩm trên toàn cầu. Trong đó Việt Nam nhận 114 cảnh báo về tồn dư hóa chất và kháng sinh, tăng gần gấp đôi so với năm 2023. Riêng nhóm dư lượng hóa chất chiếm 61 trong tổng số 114 cảnh báo, tương đương 53,5%. Số liệu do Văn phòng vệ sinh dịch tễ và kiểm dịch động thực vật (SPS) Việt Nam công bố, dẫn từ  Hệ thống Cảnh báo Nhanh về Thực phẩm và Thức ăn chăn nuôi (RASFF) của Châu Âu.

Con số này nói lên một thực tế đó là phần lớn tổn thất không đến từ việc doanh nghiệp làm sai, mà đến từ việc không biết mình đang sai ở chỉ tiêu nào cho đến khi nhận được thông báo.

Kiểm nghiệm hàng hoá mục đích để loại bỏ khoảng trống thông tin này. Đây là hoạt động đo lường bằng chứng cứ, thay thế cho niềm tin cảm tính giữa các bên trong giao dịch.

Doanh nghiệp B2B cần kiểm nghiệm hàng hoá vì 5 lý do vận hành cụ thể:

• Điều kiện tiên quyết để lưu thông và thông quan: Nhiều nhóm hàng nhập khẩu phải có kết quả thử nghiệm trước khi được thông quan hoặc đưa ra thị trường.
• Cơ sở tự công bố sản phẩm: theo điểm b khoản 1 Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP), hồ sơ tự công bố phải có phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp ISO 17025 cấp.
• Chứng từ thanh toán quốc tế: Nhiều L/C yêu cầu Certificate of Analysis (CoA) hoặc Certificate of Quality như điều kiện xuất trình.
• Kiểm soát nhà cung cấp đầu vào: Phát hiện sai lệch nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất, thay vì thu hồi thành phẩm.
• Bằng chứng phòng vệ tranh chấp: Xác lập tình trạng hàng hoá tại thời điểm giao nhận, phục vụ khiếu nại hoặc bảo hiểm.

Định nghĩa kiểm nghiệm hàng hoá theo chuẩn quốc tế

Theo hệ thống thuật ngữ đánh giá sự phù hợp quốc tế, cần phân biệt hai khái niệm thường bị gộp làm một.

Kiểm nghiệm (testing) là việc xác định một hoặc nhiều đặc tính của đối tượng bằng quy trình kỹ thuật xác định. Đây là phạm vi hoạt động của phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025:2017 – tiêu chuẩn quy định yêu cầu chung về năng lực, tính khách quan và tính nhất quán của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn.

Giám định (inspection) là việc xem xét sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ và xác định sự phù hợp dựa trên phán đoán chuyên môn, thuộc phạm vi của tổ chức giám định theo ISO/IEC 17020:2026.

Trong thực tiễn thương mại Việt Nam, “kiểm nghiệm hàng hoá” thường được hiểu là hoạt động thử nghiệm mẫu trong phòng thử nghiệm. Phạm vi kiểm nghiệm gồm ba nhóm phép thử:

Giá trị pháp lý và thương mại của báo cáo kiểm nghiệm

Một phiếu kết quả kiểm nghiệm không chỉ là tờ giấy ghi con số. Nó mang 3 lớp giá trị khác nhau, và doanh nghiệp thường chỉ khai thác được lớp thứ nhất.

• Giá trị pháp lý – chứng từ tuân thủ: Là thành phần bắt buộc trong hồ sơ tự công bố sản phẩm, hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu, hoặc hồ sơ chứng minh phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
• Giá trị tài chính – điều kiện thanh toán: Khi hợp đồng và L/C quy định CoA do bên thứ ba độc lập phát hành, thiếu chứng từ này đồng nghĩa bộ chứng từ bị bất hợp lệ và dòng tiền bị treo.
• Giá trị bảo hiểm – bằng chứng phòng vệ: Báo cáo tại thời điểm xếp dỡ hàng hóa (loading & discharge) xác lập tình trạng hàng hoá trước khi rời quyền kiểm soát của người bán, là căn cứ chứng minh tổn thất phát sinh trong vận chuyển chứ không phải từ nguồn.

Nói cách khác, chi phí kiểm nghiệm hàng hoá lúc này không nên được hạch toán vào mục “chi phí kiểm tra chất lượng”, mà vào mục chi phí quản trị rủi ro giao dịch.

Có những loại kiểm nghiệm hàng hoá nào theo ngành hàng

Không tồn tại một “gói kiểm nghiệm hàng hoá chung”. Danh mục chỉ tiêu được quyết định bởi ba biến số: bản chất nền mẫu, thị trường mục tiêu và mục đích sử dụng chứng từ. Ví dụ một lô cà phê nhân xanh, chỉ tiêu cho hợp đồng nội địa khác hoàn toàn chỉ tiêu cho hợp đồng xuất khẩu sang Nhật Bản.

Dưới đây là bản đồ chỉ tiêu theo ba nhóm ngành hàng chủ lực của Việt Nam.

Kiểm nghiệm nông sản, thực phẩm và thức ăn chăn nuôi

Nhóm ngành có mật độ quy định dày đặc nhất và cũng là nhóm bị cảnh báo nhiều nhất tại thị trường EU.

Chỉ tiêu an toàn (safety parameters):

• Độc tố nấm mốc: Aflatoxin B1, B2, G1, G2 và Ochratoxin A
• Kim loại nặng: Cd, Pb, Cr, Hg, As
• Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật và thuốc diệt cỏ: Metalaxyl, Glyphosate, Glufosinate, Paraquat, Diquat, Dithiocarbamate
• Vi sinh vật gây bệnh: Salmonella spp., Listeria monocytogenes, E. coli

Chỉ tiêu chất lượng và thương phẩm:

• Phân tích thành phần: Độ ẩm, đạm thô, chất béo, xơ thô, tro, tro không tan trong acid HCl
• Tạp chất, hạt lỗi, tỉ trọng, phân tích cảm quan (đặc thù cà phê, ngũ cốc)
• Nitơ bazơ bay hơi tổng số (TVB-N), chất chống oxy hóa BHA/BHT, Ethoxyquin đối với thức ăn chăn nuôi 
• Phân tích biến đổi gen (GMO) khi hợp đồng hoặc thị trường yêu cầu

Tiêu chuẩn đối chiếu: QCVN 8-1:2011/BYT (độc tố vi nấm), QCVN 8-2:2011/BYT (kim loại nặng), Codex Alimentarius, và quy định của thị trường nhập khẩu.

Kiểm nghiệm sinh khối và viên nén gỗ xuất khẩu

Việt Nam là nước sản xuất viên nén gỗ lớn nhất châu Á, chủ yếu xuất sang Nhật Bản và Hàn Quốc – hai thị trường mua theo giá trị năng lượng thực nhận, không mua theo tấn danh nghĩa.

• Phân tích nhiệt lượng (calorific value): Chỉ tiêu quyết định giá thanh toán
• Độ ẩm, hàm lượng tro, chất bốc: Ảnh hưởng tới nhiệt lượng và lưu lượng đốt 
• Đặc tính nóng chảy của tro: Ảnh hưởng trực tiếp tới vận hành lò đốt của bên mua
• Độ bền cơ học: kích thước và mật độ vật liệu
• Phân tích nguyên tố: C, H, N, S, O
• Kim loại: Nguyên tố đa lượng Na, K trong tro và kim loại nặng Cd, As, Pb, Hg

Tiêu chuẩn đối chiếu: Bộ ISO 17225 về đặc tính kỹ thuật nhiên liệu sinh học rắn, trong đó ISO 17225-2 dành cho viên nén gỗ, và chương trình chứng nhận ENplus. Lấy mẫu bắt buộc theo ISO 18135 – không dùng chuẩn lấy mẫu ngũ cốc cho sinh khối.

Kiểm nghiệm môi trường, đất, nước và phân bón

Nhóm chỉ tiêu này đang tăng nhu cầu nhanh do yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm, canh tác bền vững và truy xuất nguồn gốc

Đất: pH, độ dẫn điện EC, phân bố kích thước hạt, nitơ, phốt pho, kali, nguyên tố vi lượng, kim loại nặng

Nước (nước uống, nước sạch, nước thải sau xử lý): chỉ tiêu vi sinh, pH, các chỉ tiêu hóa lý theo phương pháp SMEWW

Phân bón hữu cơ và vô cơ: N–P–K, chất hữu cơ (OM), axit humic, axit fulvic, độ ẩm

Phân tích Carbon và Nitơ trong đất và sinh khối bằng thiết bị phân tích nguyên tố, phục vụ tính toán giảm trừ và phát thải khí nhà kính (GHG)

Mẫu môi trường sản xuất: swab, sponge, bề mặt tiếp xúc – kiểm soát mối nguy vi sinh trong nhà máy

Tiêu chuẩn nào được dùng để đối chiếu kết quả kiểm nghiệm

Một kết quả phân tích chỉ có nghĩa khi được đặt cạnh một ngưỡng. Ngưỡng đó đến từ bốn tầng tiêu chuẩn khác nhau, và doanh nghiệp cần biết tầng nào có tính bắt buộc.

• Tầng bắt buộc trong nước: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) – bắt buộc áp dụng.
• Tầng tự nguyện trong nước: Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) – tự nguyện, trừ khi được viện dẫn trong QCVN hoặc trong hợp đồng.
• Tầng thị trường nhập khẩu: Quy định của EU, Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc – bắt buộc nếu muốn thông quan tại nước đó.
• Tầng hợp đồng thương mại: Gafta, FOSFA, thông số kỹ thuật của người mua – bắt buộc về mặt dân sự.

So sánh TCVN, QCVN, ISO, Codex và Gafta

Điểm mấu chốt cho doanh nghiệp xuất khẩu: Đạt QCVN không đồng nghĩa đạt yêu cầu nhập khẩu. Ngược lại, đạt yêu cầu thị trường đích cũng chưa đủ nếu hợp đồng viện dẫn thông số riêng của người mua. Ba tầng này phải được kiểm tra song song ngay ở bước xác định chỉ tiêu.

Báo cáo ISO 17025 có giá trị quốc tế như thế nào

ISO/IEC 17025:2017 không chứng nhận sản phẩm. Tiêu chuẩn này công nhận năng lực kỹ thuật của phòng thử nghiệm đối với từng phép thử cụ thể, bao gồm năng lực nhân sự, thiết bị, phương pháp đã xác nhận giá trị sử dụng, liên kết chuẩn đo lường và kiểm soát chất lượng nội bộ.

Giá trị quốc tế đến từ cơ chế thừa nhận lẫn nhau. Tại Việt Nam, tổ chức công nhận phòng thử nghiệm là Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA), bên tham gia ký kết Thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau của ILAC (ILAC-MRA) và APAC. Nhờ đó, kết quả từ phòng thử nghiệm được công nhận tại Việt Nam được các cơ quan và đối tác tại nhiều nền kinh tế thành viên chấp nhận mà không cần thử nghiệm lại.

Ba điều cần kiểm tra trên mỗi báo cáo trước khi gửi cho người mua:

1. Chỉ tiêu bạn cần có nằm trong phạm vi công nhận hay không
2. Phương pháp thử ghi trên báo cáo có đúng phương pháp mà thị trường đích chấp nhận hay không
3. Nền mẫu được công nhận có trùng với hàng hoá thực tế của bạn hay không

Giải pháp kiểm nghiệm hàng hoá tối ưu từ Control Union

Doanh nghiệp cần tư vấn danh mục chỉ tiêu theo thị trường mục tiêu, đặt lịch lấy mẫu tại cảng hoặc kho, hoặc gửi mẫu kiểm nghiệm, vui lòng liên hệ trực tiếp đội ngũ chuyên gia của Control Union Việt Nam qua Hotline: +84 28 6281 3362 / +84 917 040 033 hoặc email: labvietnam@controlunion.com

Câu hỏi thường gặp về kiểm nghiệm hàng hoá

Kiểm nghiệm hàng hoá có bắt buộc với hàng nhập khẩu nhóm 2 không?

Khái niệm “hàng hóa nhóm 2” không còn là căn cứ phân loại kể từ 01/01/2026; sản phẩm hàng hóa hiện được phân theo ba mức độ rủi ro là thấp, trung bình và cao. Trình tự kiểm tra, miễn và giảm kiểm tra đối với hàng nhập khẩu có mức độ rủi ro trung bình và cao được quy định tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Chi phí kiểm nghiệm phòng lab trung bình cho một lô hàng là bao nhiêu?

Không có mức phí chung vì chi phí phụ thuộc số lượng chỉ tiêu, nền mẫu, phương pháp thử và yêu cầu về thời gian trả kết quả. Cách tiếp cận đúng là xác định danh mục chỉ tiêu bắt buộc theo thị trường mục tiêu trước, rồi lấy báo giá theo đúng phạm vi đó.

Báo cáo kiểm nghiệm từ Việt Nam có được chấp nhận tại thị trường Nhật, Mỹ không?

Báo cáo từ phòng thử nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025:2017 bởi tổ chức công nhận là thành viên ILAC-MRA thường được chấp nhận rộng rãi, với điều kiện chỉ tiêu và nền mẫu nằm trong phạm vi được công nhận. Một số trường hợp cụ thể vẫn yêu cầu thử nghiệm tại phòng lab do cơ quan nước nhập khẩu chỉ định, cần kiểm tra trong hợp đồng và quy định nhập khẩu.

Kiểm nghiệm hàng hoá và tự công bố sản phẩm khác nhau thế nào?

Kiểm nghiệm là hoạt động kỹ thuật tạo ra phiếu kết quả; tự công bố là thủ tục pháp lý do doanh nghiệp thực hiện, trong đó phiếu kiểm nghiệm là một thành phần hồ sơ. Có phiếu kiểm nghiệm đạt không đồng nghĩa đã hoàn thành nghĩa vụ công bố.