Làm thế nào để tôi nộp đơn xin chứng nhận RSPO? Một cách tiếp cận từng bước

Khi bạn muốn được chứng nhận RSPO, bạn muốn đạt được chứng nhận kịp thời, tránh mọi thách thức liên quan đến việc thiếu kiến ​​thức, không tuân thủ hoặc làm lại trong quá trình này. Hay nói cách khác: chứng nhận đúng ngay lần đầu tiên là điều bạn đang tìm kiếm. Để giúp bạn thực hiện điều này, chúng tôi đã định nghĩa quy trình chứng nhận RSPO theo từng bước trong blog này, để đảm bảo bạn biết những gì mong đợi và chuẩn bị tốt để đảm bảo quá trình nộp đơn diễn ra suôn sẻ.

Chứng nhận RSPO là gì?

Trước khi đi sâu vào quy trình chứng nhận, chúng ta nên tìm hiểu thêm một chút về RSPO và chứng nhận này

Dầu cọ là một trong những thành phần thực phẩm được tiêu thụ nhiều nhất trên thế giới và được sử dụng trong khoảng một nửa số sản phẩm thực phẩm đóng gói. Để các công ty tuyên bố rằng sản phẩm cuối cùng của họ có nguồn gốc từ dầu cọ bền vững, họ phải tuân thủ chứng nhận RSPO. Tiêu chuẩn này bảo vệ và giảm thiểu tác động tiêu cực của việc trồng dầu cọ đối với môi trường và cộng đồng ở các vùng sản xuất dầu cọ. Chứng nhận RSPO bao gồm một bộ tiêu chí mà các công ty cần áp dụng.

Những thách thức lớn nhất để đạt được chứng nhận RSPO

Khi làm việc với nhiều công ty, chúng tôi nhận thấy rằng có một số thách thức chung mà các tổ chức gặp phải khi nộp đơn xin chứng nhận RSPO và lý do tại sao việc tìm đúng đối tác để đạt được chứng nhận RSPO lại quan trọng.

Việc không đạt được chứng nhận kịp thời để thành công trong kinh doanh thường liên quan đến việc đáp ứng cam kết về thời gian của người mua và chuẩn bị tất cả các quy trình, thủ tục kịp thời cho cuộc kiểm toán. Nếu không kịp thời cho cuộc kiểm toán, quy trình để đạt được chứng nhận RSPO sẽ không được tiến hành, điều này sẽ ảnh hưởng đến việc nhận được chứng nhận kịp thời để kinh doanh.

Không hiểu những gì được yêu cầu trước khi tiến hành chứng nhận RSPO có thể khiến bạn nhận được thông báo không tuân thủ như một phần của đơn đăng ký.
Điều quan trọng là phải chọn một mô hình chuỗi cung ứng phù hợp cho công ty của bạn từ nhiều mô hình chuỗi cung ứng RSPO được công nhận. Các mô hình chuỗi cung ứng khác nhau là; cân bằng khối lượng, tách biệt và bảo toàn danh tính.

Có thể có những thách thức liên quan đến khối lượng báo cáo định kỳ trong khi triển khai mô hình chuỗi cung ứng cân bằng khối lượng. Điều này bao gồm dầu cọ bền vững từ các nguồn được chứng nhận được trộn với dầu cọ thông thường trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tuy nhiên, mọi thách thức đều có giải pháp và việc nắm rõ quy trình chứng nhận RSPO sẽ giúp ích rất nhiều.

Quy trình nộp đơn xin cấp chứng chỉ RSPO

Các công ty đôi khi nghĩ rằng bạn chỉ cần mua chứng chỉ để được cấp chứng chỉ RSPO. Không phải vậy, vì quy trình cấp chứng chỉ RSPO nhất quán với một số bước bạn cần tuân theo. Trước khi bắt đầu quy trình cấp chứng chỉ RSPO, bạn nên sắp xếp một buổi tư vấn trước khi đánh giá để được cấp chứng chỉ RSPO. Trong buổi tư vấn trước khi đánh giá này, bạn có thể đặt câu hỏi để hiểu đúng toàn bộ quy trình. Sau đó, bạn có thể bắt đầu quy trình cấp chứng chỉ thực tế.

Bước 1: Yêu cầu cấp chứng chỉ RSPO

Tùy thuộc vào tổ chức cấp chứng chỉ, việc yêu cầu cấp chứng chỉ RSPO được thực hiện theo nhiều cách khác nhau (ví dụ: biểu mẫu đăng ký trực tuyến, email, cuộc gọi điện thoại, v.v.). Sau khi yêu cầu cấp chứng chỉ, bạn sẽ nhận được Biểu mẫu đăng ký RSPO chính thức có thể được sử dụng để yêu cầu công ty cung cấp chứng chỉ và sẽ xác định loại chứng chỉ, trạng thái chứng chỉ RSPO, thông tin bổ sung về việc chuyển giao chứng chỉ và tuyên bố của khách hàng. Dựa trên thông tin đầu vào của biểu mẫu, chúng tôi có thể tìm hiểu những gì cần thiết và có thể gửi cho bạn một đề nghị phù hợp.

Bước 2: Nhận thư mời trong vòng 5 ngày làm việc

Sau khi cơ quan chứng nhận nhận được mẫu đơn đăng ký của bạn, họ sẽ gửi cho bạn một lời mời dựa trên các yêu cầu của bạn. Thư mời nêu rõ giá cả, phạm vi và điều kiện của quy trình chứng nhận của bạn. Thời điểm bạn nhận được thư mời sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan chứng nhận và số ngày làm việc họ cần để xử lý yêu cầu của bạn.

Bước 3: Nhận kế hoạch kiểm toán của bạn

Nếu bạn đồng ý với thư mời, bạn có thể ký và trả lại cho công ty. Sau đó, một kiểm toán viên sẽ liên hệ với bạn để ấn định ngày kiểm toán và sẽ gửi cho bạn chương trình nghị sự và kế hoạch kiểm toán để giúp bạn chuẩn bị cho cuộc kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tìm cách đảm bảo bạn tuân thủ tiêu chuẩn RSPO và cung cấp các phát hiện trong báo cáo kiểm toán.

Bước 4: Xem xét kết quả kiểm toán của bạn

Do nguyên tắc bốn mắt, kết quả kiểm toán sẽ được xem xét bởi một người thứ hai — người chứng nhận — người sẽ quyết định xem có cấp chứng nhận RSPO hay không. Nếu các hành động khắc phục được gửi đến bạn, một khung thời gian sẽ được cung cấp để hoàn tất các hành động đó.

Bước 5: Đạt được chứng nhận của bạn

Sau quyết định chứng nhận tích cực, bạn sẽ được cấp chứng chỉ tuân thủ. Chứng chỉ RSPO được cấp có hiệu lực trong năm năm. Sau thời gian đó, giấy phép phải được gia hạn và do đó, cần phải kiểm toán hàng năm để bắt đầu quá trình gia hạn.

Sau khi hoàn thành tất cả các bước, bạn sẽ đạt được chứng chỉ RSPO và bạn đã sẵn sàng.

Hy vọng rằng blog này cung cấp cho bạn nhiều thông tin chi tiết hơn về quy trình chứng nhận RSPO và những gì cần thiết để đảm bảo chứng nhận đúng ngay lần đầu tiên. Bạn đang muốn được chứng nhận RSPO? Bạn có thể yêu cầu chứng nhận tại đây.