Phát hiện và không phù hợp

Trong quá trình đánh giá này, kiểm toán viên có thể gặp phải các vấn đề không tuân thủ các yêu cầu. Nếu vậy, câu hỏi tiếp theo là: vấn đề không tuân thủ ở mức độ nào? Nói chung, nếu vấn đề đang xét là vi phạm yêu cầu pháp lý hoặc vi phạm ảnh hưởng đến khả năng của đối tượng đánh giá trong việc hoàn thành mục tiêu dự định hoặc gây ra nghi ngờ nghiêm trọng về khả năng của tổ chức trong việc cung cấp các sản phẩm hoặc quy trình tuân thủ, thì chúng tôi gọi đây là sự không tuân thủ nghiêm trọng.

Một sự không tuân thủ nghiêm trọng có thể nghiêm trọng đến mức chúng tôi phải tuyên bố đó là sự không tuân thủ nghiêm trọng và phải dừng hoạt động ngay tại đó. Nếu sự không tuân thủ vẫn là vi phạm yêu cầu, nhưng không đảm bảo là sự không tuân thủ nghiêm trọng, thì nó sẽ trở thành sự không tuân thủ nhỏ. Xin lưu ý rằng nếu chúng tôi tìm thấy nhiều sự không tuân thủ nghiêm trọng, chúng tôi có thể kết luận rằng công ty vẫn không quản lý sản phẩm hoặc quy trình của mình đúng cách và đưa ra sự không tuân thủ nghiêm trọng.

Khi giải quyết các vấn đề không tuân thủ, chúng tôi mong đợi bạn giải quyết vấn đề và gửi cho chúng tôi bằng chứng về vấn đề này trong khung thời gian đã thỏa thuận. Tổ chức của bạn được yêu cầu phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề không tuân thủ và xác định mức độ của vấn đề. Nhìn chung, bạn được yêu cầu giải quyết vấn đề ngay lập tức (ví dụ: “sửa lỗ thủng trên tường”) và đảm bảo rằng vấn đề đó không thể tái diễn (ví dụ: “ngăn xe đẩy đập vào tường và tạo ra lỗ thủng”). Đối với vấn đề đó, các khái niệm về mức độ và phân tích nguyên nhân gốc rễ được áp dụng.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ có nghĩa là bạn phải tự hỏi bản thân xem vấn đề cơ bản thực sự là gì. Một cách để làm điều đó là tự hỏi tại sao vấn đề này lại xảy ra. Ví dụ: “tại sao những viên gạch này lại rơi khỏi tường”?. Trả lời: “vì thỉnh thoảng cửa đóng sầm lại”. Sau đó, bạn lại hỏi cùng một câu hỏi tại sao: “tại sao cửa lại đóng sầm lại”? Trả lời: “vì gió có thể thoải mái đùa giỡn với nó”. Nhìn chung, bạn nên tự hỏi tại sao năm lần, mặc dù bạn có thể đi đến kết luận sớm hơn thế. Để xác định mức độ của vấn đề, bạn phải tự hỏi: ‘Tôi gặp vấn đề này ở đây. Tôi có thể gặp vấn đề tương tự ở nơi khác không hay liệu quá trình này của vấn đề có ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp của tôi không’? Nếu câu trả lời là có, bạn còn nhiều điều phải giải quyết. Cổng thông tin khách hàng của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các bước này và sẽ nhắc nhở bạn khi sự không tuân thủ sắp đến hạn chót.